POLITYKA ETYKI PUBLIKACYJNEJ WYDAWNICTWA EXEMPLUM
1. Cel i zakres polityki
Wydawnictwo Exemplum kieruje się zasadami rzetelności naukowej, przejrzystości i odpowiedzialności na każdym etapie procesu wydawniczego. W zapobieganiu naruszeniom etyki publikacyjnej i ich wyjaśnianiu korzysta z zaleceń Komitetu do spraw Etyki Publikacyjnej COPE (Committee on Publication Ethics), dostępnych na stronie https://publicationethics.org/, odpowiednio do rodzaju publikacji i charakteru sprawy.
Niniejsza polityka dotyczy autorów, redaktorów naukowych, recenzentów, tłumaczy oraz osób uczestniczących w przygotowaniu i wydawaniu publikacji. Obejmuje monografie, prace zbiorowe, podręczniki i czasopisma naukowe.
Politykę stosuje się łącznie z procedurą wydawniczą, procedurą recenzji, wytycznymi dla autorów i polityką reklamową. Czasopisma mogą posiadać dodatkowe zasady uwzględniające specyfikę dyscypliny; zasady te powinny być publicznie dostępne i zgodne z niniejszą polityką.
2. Rzetelność i niezależność oceny
Prace są oceniane na podstawie ich wartości naukowej, poprawności metodologicznej, oryginalności, przejrzystości oraz zgodności z profilem publikacji.
Na ocenę nie mogą wpływać cechy osobiste autorów, ich pochodzenie, płeć, wiek, niepełnosprawność, wyznanie ani przekonania niezwiązane z merytoryczną treścią pracy.
Finansowanie publikacji, opłaty wydawnicze, sponsoring i współpraca reklamowa nie przesądzają o przyjęciu tekstu ani nie mogą wpływać na wynik recenzji.
3. Odpowiedzialność Wydawnictwa i redakcji
Wydawnictwo zapewnia organizację rzetelnego procesu redakcyjnego i recenzyjnego, ochronę poufnych materiałów oraz możliwość zgłaszania nieprawidłowości.
W przypadku monografii i prac zbiorowych Redaktor Naczelny prowadzi ocenę wstępną i organizuje postępowanie, a Komitet Redakcyjny podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu pracy. W przypadku czasopism kompetencje decyzyjne określają ich opublikowane procedury.
Osoba pozostająca w konflikcie interesów nie uczestniczy w ocenie ani podejmowaniu decyzji dotyczącej danej pracy. Publikacje członków redakcji i Komitetu podlegają ocenie prowadzonej niezależnie od ich autorów.
Wszystkie zgłoszone prace, załączniki i korespondencja są traktowane jako poufne. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do oceny i przygotowania publikacji. Obowiązek poufności obejmuje pracowników i współpracowników Wydawnictwa, członków Komitetu Redakcyjnego, recenzentów, tłumaczy oraz konsultantów. Nieopublikowanych treści nie wolno wykorzystywać do własnych celów ani udostępniać osobom nieupoważnionym. Obowiązek ten pozostaje w mocy również po odrzuceniu lub wycofaniu zgłoszenia. Przekazanie niezbędnych informacji właściwym instytucjom w ramach wyjaśniania naruszeń etyki lub wykonania obowiązków prawnych odbywa się z ograniczeniem zakresu ujawnianych danych.
4. Odpowiedzialność autorów
Autorzy odpowiadają za rzetelność, poprawność i oryginalność przedstawionych treści, właściwe oznaczenie źródeł oraz zgodność opisu badań z ich rzeczywistym przebiegiem.
Niedopuszczalne są w szczególności: plagiat, fabrykowanie lub fałszowanie danych, manipulowanie obrazami i wynikami w sposób zniekształcający ich znaczenie, świadome pomijanie istotnych ustaleń oraz podawanie nieistniejących źródeł.
Autorzy są zobowiązani współpracować z redakcją przy wyjaśnianiu wątpliwości, weryfikacji danych i poprawianiu błędów, również po publikacji.
5. Autorstwo i wkład w publikację
Autorstwo powinno odzwierciedlać rzeczywisty, istotny wkład intelektualny w powstanie pracy. Wszyscy autorzy powinni zaakceptować jej ostateczną wersję oraz przyjąć odpowiedzialność za własny wkład i współpracę przy wyjaśnianiu zastrzeżeń dotyczących publikacji.
W pracach wieloautorskich należy określić wkład poszczególnych osób. Samo finansowanie, udostępnienie infrastruktury lub sprawowanie nadzoru administracyjnego nie stanowi wystarczającej podstawy przypisania autorstwa.
Niedopuszczalne są:
- pomijanie osób spełniających kryteria autorstwa;
- przypisywanie autorstwa osobom bez odpowiedniego wkładu;
- kupowanie, sprzedawanie lub wymuszanie autorstwa.
Pomoc techniczną, organizacyjną, językową i inne formy wsparcia należy odpowiednio wskazać, np. w podziękowaniach, za zgodą wymienionych osób.
Zmiana listy autorów po zgłoszeniu pracy wymaga uzasadnienia i udokumentowanej zgody wszystkich zainteresowanych. Nierozstrzygnięty spór o autorstwo może skutkować wstrzymaniem postępowania i skierowaniem sprawy do właściwej instytucji.
6. Obowiązki redaktorów naukowych i tłumaczy
Redaktorzy naukowi prac zbiorowych odpowiadają za spójność opracowania, koordynowanie współpracy z autorami oraz przekazywanie informacji o wymaganiach etycznych i redakcyjnych. Dbają o prawidłowe oznaczenie autorstwa rozdziałów i niezwłocznie zgłaszają zauważone nieprawidłowości.
Tłumacze zachowują wierność znaczeniu tekstu źródłowego, sygnalizują istotne wątpliwości i nie wprowadzają nieuzgodnionych zmian merytorycznych. Ich udział powinien być odpowiednio oznaczony.
7. Oryginalność i wcześniejsze rozpowszechnianie treści
Autorzy informują redakcję o wcześniejszym opublikowaniu lub udostępnieniu całości albo części pracy, w tym w repozytorium, jako preprint, rozprawę akademicką, materiał konferencyjny lub publikację w innym języku.
Ponowne wykorzystanie własnych treści wymaga przejrzystego wskazania źródła i zakresu zapożyczenia. Wcześniejsze udostępnienie pracy nie przesądza automatycznie o jej odrzuceniu; redakcja ocenia charakter i zasadność nowej publikacji.
Równoległe zgłoszenie tej samej pracy do innego wydawcy lub czasopisma wymaga ujawnienia i uzgodnienia z zainteresowanymi redakcjami.
8. Cytowania i prawa do materiałów
Autorzy rzetelnie wskazują wykorzystane źródła, odróżniają cytaty od własnego tekstu oraz oznaczają zapożyczone dane, ilustracje i inne materiały.
Wykorzystanie materiałów osób trzecich musi mieć odpowiednią podstawę, np. licencję, wymaganą zgodę lub właściwe przepisy umożliwiające takie wykorzystanie. Autorzy przekazują redakcji niezbędne informacje i dokumentację.
Niedopuszczalne jest dodawanie cytowań wyłącznie w celu sztucznego zwiększania wskaźników cytowalności. Zalecenia recenzenta dotyczące bibliografii muszą mieć uzasadnienie merytoryczne.
9. Dane badawcze i przejrzystość metod
Opis metod i wyników powinien umożliwiać ocenę rzetelności badań oraz, w zakresie właściwym dla danej dyscypliny, ich weryfikację lub powtórzenie.
Wydawnictwo może poprosić o dane źródłowe, dokumentację analiz lub wyjaśnienia niezbędne do oceny pracy. Ich udostępnianie musi uwzględniać ochronę uczestników badań, poufność, prawa osób trzecich i inne uzasadnione ograniczenia.
Autorzy powinni wskazać miejsce udostępnienia danych lub wyjaśnić ograniczenia dostępu, jeżeli ma to znaczenie dla weryfikacji przedstawionych wyników.
10. Finansowanie i konflikty interesów
Autorzy ujawniają źródła finansowania badań i publikacji oraz rolę podmiotów finansujących w projektowaniu badania, analizie danych, przygotowaniu tekstu i decyzji o jego zgłoszeniu.
Autorzy, redaktorzy i recenzenci zgłaszają relacje osobiste, zawodowe, instytucjonalne lub finansowe mogące wpływać na bezstronność albo stwarzać takie wrażenie.
Redakcja ocenia znaczenie zgłoszonych okoliczności i podejmuje odpowiednie działania, w tym ujawnienie informacji w publikacji lub wyłączenie danej osoby z oceny.
11. Zasady recenzowania i anonimowości
Monografie i prace zbiorowe podlegają recenzji zgodnie z odrębną procedurą Wydawnictwa Exemplum, z zastosowaniem modelu jednostronnie anonimowego (single-blind review).
Recenzenci znają tożsamość autorów i redaktorów naukowych oraz ich afiliacje. Tożsamość recenzentów pozostaje nieujawniona autorom i redaktorom naukowym w toku postępowania. Redakcja pośredniczy w korespondencji i usuwa dane identyfikujące recenzentów z materiałów przekazywanych autorom.
Redakcja i recenzenci weryfikują potencjalne konflikty interesów. Recenzent zgłasza wszelkie okoliczności mogące podważać jego bezstronność, również ujawnione podczas oceny. W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów Komitet Redakcyjny powołuje innego recenzenta.
Model recenzowania artykułów w czasopismach jest wskazywany w zasadach danego czasopisma.
12. Obowiązki recenzentów
Recenzenci podejmują się oceny prac odpowiadających ich kompetencjom i wykonują ją w uzgodnionym terminie. Recenzja powinna być niezależna, rzeczowa, uzasadniona i konstruktywna.
Recenzenci zachowują poufność, nie wykorzystują nieopublikowanych treści do własnych celów i nie udostępniają materiałów osobom nieupoważnionym. Konsultacja z dodatkowym ekspertem wymaga uprzedniej zgody redakcji.
Podejrzenia nierzetelności, istotne podobieństwa do innych prac i błędy mogące podważać wiarygodność wyników należy zgłaszać redakcji wraz z uzasadnieniem.
13. Weryfikacja antyplagiatowa
Wydawnictwo wykorzystuje narzędzia analizy podobieństwa tekstów jako wsparcie oceny redakcyjnej. Wynik analizy nie stanowi samodzielnego dowodu plagiatu.
Redakcja ocenia charakter podobieństw, poprawność cytowania oraz kontekst wykorzystania materiałów. W razie wątpliwości zwraca się do autora o wyjaśnienia.
14. Badania z udziałem ludzi
Badania powinny być prowadzone zgodnie z właściwymi standardami etycznymi i wymaganiami dotyczącymi danego rodzaju badań. W przypadku badań medycznych z udziałem ludzi autorzy powinni uwzględniać aktualną Deklarację Helsińską Światowego Stowarzyszenia Lekarzy.
Jeżeli badanie wymaga oceny komisji etycznej lub bioetycznej, publikacja powinna zawierać informację o właściwej komisji i jej decyzji. Autorzy powinni być przygotowani do przedstawienia dokumentacji. Brak obowiązku uzyskania zgody lub dopuszczone odstępstwo należy wyjaśnić, gdy jest to istotne dla oceny pracy.
Należy wskazać sposób uzyskania świadomej zgody uczestników albo podstawę dopuszczonego odstępstwa. Szczególnej ochrony wymagają osoby, których zdolność do swobodnego wyrażenia zgody jest ograniczona lub których sytuacja zwiększa podatność na nacisk lub krzywdę.
W przypadku badań wymagających rejestracji należy podać nazwę rejestru i numer wpisu.
15. Prywatność pacjentów i zgoda na publikację
Zgoda na udział w badaniu nie zastępuje zgody na publikację informacji umożliwiających identyfikację uczestnika lub pacjenta.
Zbędne dane identyfikujące należy usuwać. Jeżeli zamieszczenie rozpoznawalnych danych, wizerunku lub opisu przypadku jest naukowo uzasadnione, autorzy uzyskują pisemną świadomą zgodę na publikację od uprawnionej osoby. Osobie tej należy umożliwić zapoznanie się z materiałem jej dotyczącym oraz wyjaśnić planowane formy udostępnienia, w tym publikację w internecie.
Autorzy zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentacji zgód i na żądanie redakcji potwierdzają ich uzyskanie w sposób nienaruszający prywatności. Anonimizacja nie może zniekształcać naukowego znaczenia danych.
16. Badania z udziałem zwierząt
Autorzy badań z udziałem zwierząt są zobowiązani przestrzegać właściwych przepisów i standardów etycznych, w tym zasad zastępowania zwierząt innymi metodami, ograniczania ich liczby i doskonalenia procedur w celu zmniejszenia cierpienia.
W publikacji należy wskazać wymagane zgody oraz zastosowane standardy ochrony i dobrostanu zwierząt, odpowiednio do charakteru badań.
17. Wykorzystanie sztucznej inteligencji
Narzędzia AI nie mogą być wskazywane jako autorzy lub współautorzy publikacji. Odpowiedzialność za treść, dane, źródła i wnioski ponoszą ludzie.
Autorzy ujawniają wykorzystanie generatywnej AI do tworzenia lub istotnego przekształcania tekstu, ilustracji, kodu i analiz. Informacja powinna wskazywać narzędzie, cel i zakres zastosowania. Rutynowa kontrola pisowni i formatowania, która nie tworzy ani nie zmienia treści merytorycznej, nie wymaga odrębnego oświadczenia.
Wyniki pracy narzędzi AI wymagają weryfikacji. Niedopuszczalne jest przedstawianie wygenerowanych danych jako rzeczywistych obserwacji lub wyników eksperymentów.
Redaktorzy i recenzenci nie mogą przekazywać poufnych manuskryptów, danych ani recenzji do zewnętrznych narzędzi AI bez uprzedniego zapewnienia ochrony informacji i uzgodnienia takiego wykorzystania z Wydawnictwem. AI nie zastępuje samodzielnej oceny naukowej recenzenta.
18. Reklama i sponsoring
Reklamy i materiały sponsorowane są wyraźnie oznaczane i oddzielane od treści naukowych. Ich publikacja nie oznacza rekomendacji ze strony Wydawnictwa, autorów ani recenzentów.
Sponsorzy nie mogą ingerować w ocenę naukową ani uzależniać finansowania od określonych wyników lub wniosków. Szczegółowe zasady określa polityka reklamowa Wydawnictwa.
19. Zgłaszanie i wyjaśnianie naruszeń
Podejrzenia naruszenia etyki można zgłaszać na adres: wydawnictwo@exemplum.pl. Zgłoszenie powinno identyfikować publikację lub postępowanie, opisywać zastrzeżenia i — w miarę możliwości — zawierać uzasadnienie lub dokumentację. Również zgłoszenia anonimowe podlegają ocenie, jeżeli umożliwiają rzeczową weryfikację.
Wydawnictwo analizuje zgłoszenie, zabezpiecza dokumentację, zwraca się o niezbędne wyjaśnienia i umożliwia osobom, których dotyczą zarzuty, przedstawienie stanowiska. W razie potrzeby korzysta z opinii niezależnych ekspertów lub współpracuje z właściwymi instytucjami.
Samo podejrzenie nie przesądza o winie. Do czasu wyjaśnienia sprawy Wydawnictwo może wstrzymać proces wydawniczy. Dalsze działania są proporcjonalne do ustaleń i mogą obejmować poprawki, odrzucenie pracy, sprostowanie, retrakcję lub poinformowanie właściwej instytucji.
20. Skargi i odwołania
Autorzy mogą odwołać się od decyzji redakcyjnej, przedstawiając pisemne uzasadnienie merytoryczne. Skargi mogą dotyczyć również sposobu prowadzenia postępowania, bezstronności lub zachowania osób uczestniczących w procesie wydawniczym.
Sprawę rozpatruje właściwy organ redakcyjny, z wyłączeniem osób, których dotyczy skarga lub które pozostają w konflikcie interesów. W razie potrzeby powoływany jest niezależny ekspert. Jeżeli bezstronne rozpatrzenie sprawy wewnątrz Wydawnictwa nie jest możliwe, korzysta się z oceny zewnętrznej.
Osoba składająca skargę lub odwołanie otrzymuje informację o sposobie rozpatrzenia sprawy i uzasadnienie decyzji.
21. Sprostowania i działania po publikacji
Autor, redaktor lub recenzent, który dostrzeże istotny błąd w opublikowanej pracy, powinien niezwłocznie poinformować Wydawnictwo.
Jeżeli błąd nie podważa zasadniczej wiarygodności pracy, Wydawnictwo publikuje sprostowanie lub erratę. Gdy istnieją poważne, niewyjaśnione zastrzeżenia, może opublikować komunikat o zastrzeżeniach. Jeżeli ustalenia pracy są niewiarygodne albo stwierdzono poważne naruszenie uzasadniające wycofanie, publikuje komunikat o retrakcji.
Komunikaty wskazują publikację, zakres problemu, powód działania i datę. Są udostępniane w sposób umożliwiający ich odnalezienie wraz z informacją o publikacji. Retrakcja co do zasady oznacza trwałe oznaczenie statusu pracy, a nie usunięcie śladów jej opublikowania.
W przypadku książek drukowanych informacje o korektach udostępnia się na stronie Wydawnictwa i uwzględnia w kolejnych wydaniach lub dodrukach. Istotne zmiany w wersjach elektronicznych są dokumentowane i oznaczane.
22. Dokumentacja i aktualizacja polityki
Wydawnictwo przechowuje dokumentację ocen, recenzji, oświadczeń i postępowań wyjaśniających z zachowaniem poufności, bezpieczeństwa i dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych.
Polityka podlega okresowemu przeglądowi. Jej aktualna wersja jest publikowana na stronie Wydawnictwa Exemplum wraz z datą obowiązywania i ostatniej aktualizacji.
Data obowiązywania niniejszej wersji: 1 lipca 2026 r.
Data ostatniej aktualizacji: 1 lipca 2026 r.